VILEON

Решение

Кабинет клиента

Отрасль

Юридическое и бухгалтерское обслуживание

О компании

Юридическая компания VILEON специализируется на предоставлении юридических услуг и бухгалтерского обслуживания. Среди клиентов компании – крупные строительные фирмы, банки, предприятия аграрного сектора, отечественные и зарубежные IT-компании, а также региональные отделения общественных организаций и политических партий. На определенном этапе в компании возникла необходимость в оптимизации бизнес-процессов в отделе бухгалтерии.

Вызов для бизнеса

До начала проекта компания VILEON сталкивалась с ключевыми проблемами, такими как высокая нагрузка на менеджеров из-за ручной обработки заявок, отсутствие единой системы для управления клиентской информацией и сложности в учете рабочего времени специалистов. Кроме того, не хватало инструментов для упрощения взаимодействия с клиентами.

Задачи проекта включали создание централизованной системы управления клиентами, автоматизацию бизнес-процессов, разработку функционального личного кабинета и внедрение инструментов для упрощения работы сотрудников.

Работа с несколькими сегментами

В работе с платформой акцент был сделан на два ключевых пользовательских сегмента:

• Клиенты юридического департамента
• Клиенты департамента бухгалтерского обслуживания

Для каждого сегмента с помощью theCabinet было создано уникальное рабочее пространство в личном кабинете, отвечающее их специфическим требованиям и задачам. Подробнее об этом расскажем ниже.

CRM

Вся информация о клиентах организована в CRM, что обеспечивает сотрудникам быстрый доступ к данным и необходимым инструментам для работы.

Кроме того, новые клиенты, подающие заявки на обслуживание, автоматически добавляются в базу контактов. Это значительно снижает нагрузку на менеджеров и оптимизирует процессы обработки заявок.

Карточка клиента

В карточке клиента собирается вся актуальная информация:

• Контактные данные клиента и его компании
• Платежные реквизиты
• Сформированные для клиента документы
• Документы, переданные клиентом для изучения
• Счета на оплату
• Заявки, поданные через формы
• История переписки

Это позволяет сотрудникам быстро и эффективно работать с каждым клиентом, имея всю необходимую информацию в одном месте.

Документы

Учет рабочего времени и калькуляция

Платформа предоставляет возможность вести учет рабочего времени, затраченного юристами на каждого клиента. В конце отчетного периода автоматически формируется калькуляция с учетом стоимости часа, на основании которой клиенту выставляется счет на оплату.

Все расчеты и сформированные счета надежно сохраняются в карточке клиента. Кроме того, эта информация публикуется в личном кабинете клиента, обеспечивая прозрачность и удобный доступ к данным.

Чек-листы

Ключевые бизнес-процессы организованы в виде чек-листов, что помогает сотрудникам выполнять задачи быстрее и избегать ошибок.

Для юридического департамента:

• Чек-лист "Заведение нового клиента": включает создание карточки клиента, подготовку папки на сервере, заключение договора и другие этапы.
• Чек-листы по видам услуг: регистрация торговой марки, создание юридического лица, подготовка типового договора и т.д.

Для департамента бухгалтерского обслуживания:

• Чек-лист "Заведение нового клиента"
• Чек-лист "Подготовка отчетности"
• Чек-лист "Аудит деятельности нового клиента"

Базы знаний

Созданы две базы знаний: одна для юридического департамента, другая — для бухгалтерского. В каждой из них собраны аналитические материалы, необходимые для работы специалистов, образцы типовых документов, чек-листы и другая информация, упрощающая выполнение задач.

Такая структура позволяет сотрудникам быстро находить нужные данные, оптимизировать рабочие процессы и повышать качество предоставляемых услуг.

Оплата

Счета на оплату

Платформа позволяет формировать счета и отправлять их клиентам. Все выставленные счета автоматически сохраняются в карточке клиента, а также отображаются в его личном кабинете для удобного доступа.

Тарифные планы

Клиенты на абонентском обслуживании могут выбирать подходящий тарифный план и оформить подписку. Раз в месяц стоимость тарифного плана автоматически списывается с карты клиента. Вся история платежей сохраняется и доступна в личном кабинете клиента.

Формы

Формы стали одним из самых эффективных инструментов для оптимизации бизнес-процессов и улучшения взаимодействия с клиентами.

Для клиентов юридического обслуживания:

• Заявка на регистрацию торговой марки
• Заявка на регистрацию юридического лица
• Вопрос юристу

Для клиентов бухгалтерского обслуживания:

• Заявка на оформление нового сотрудника
• Заявка на формирование счетов и первичных документов
• Вопрос бухгалтеру

В рамках проекта, реализованного компанией VILEON с использованием платформы theCabinet, было разработано множество форм для различных процессов. В этом кейсе представлены лишь некоторые из них, демонстрирующие удобство для клиентов и автоматизацию рабочих задач.

Хаб самообслуживания

Для каждого пользовательского сегмента (клиенты юридического и бухгалтерского обслуживания) на главной странице кабинета было создано информационное пространство, обеспечивающее быстрый доступ ко всем необходимым ресурсам:

• Формы заявок
• Отправленные заявки и история переписки с менеджерами
• Сформированные документы
• Загрузка документов для изучения
• Подписка на тарифный план

Такой подход позволил значительно сократить время работы менеджеров, поскольку часть задач клиенты могут выполнять самостоятельно.

Результат

Реализация проекта с использованием платформы theCabinet позволила компании VILEON автоматизировать ключевые процессы, упростить взаимодействие с клиентами и повысить эффективность работы сотрудников. Благодаря комплексному подходу к созданию личных кабинетов, интеграции CRM, формированию чек-листов и баз знаний, а также внедрению удобных форм и системы самообслуживания, клиенты получили доступ к современным и прозрачным инструментам для работы.