We use cookies to improve your user experience. You can choose which cookies you want to allow Cookies Policy

Accept
https://ucarecdn.com/bf0fcf1a-a4fa-414e-8870-dce7c592fa93/

IT-UNIVER

Optimization of business processes in a full-time children's educational project. Organization of interaction between the administration, teachers, students and their parents

 
 

В ходе активного развития, команда IT-univer столкнулась с проблемами систематизации и формализации как внутренних бизнес-процессов так и внешней коммуникации с учениками и их родителями

Ранее использовались разрозненные программные решения (рассылка SMS, рассылка e-mail, несколько таблиц excel, сервис для организации курсов, GDrive для хранения документации).

Подобный «зоопарк» решений создавал организационные проблемы и снижал динамику развития проекта. Учебная и административная части плохо вязались в единую систему, ежедневные рутинные операции администраторов и преподавателей нарастали как снежный ком.

Вызов для бизнеса

Задачей стало внедрение программного решения для объединения всех инструментов в единой платформе. Выбор пал на платформу theCabinet.io, в частности на решение Кабинет ученика

Этап внедрения

Step 1

Перед началом внедрения

Были проведены несколько рабочих встреч с командой, на которых были выявлены 4 типа пользователей

Administrators

  • Educational material
  • Hometasks
  • Attendance
  • Mailbox
  • School schedule
  • Newsletters (e-mails)
  • Client base
  • Teachers' salaries
  • Learning progress
  • Teacher permissions

Teachers

  • Educational material
  • Hometasks
  • Attendance
  • Mailbox
  • Newsletters (e-mails)
  • Learning progress

Students

  • Educational material
  • Hometasks
  • Correspondence with the teacher
  • Correspondence with the administrator
  • Payment for products

Parents

  • Payment
  • Parental control:
  • Attendance
  • Learning progress
Step 2

На платформу приглашены администраторы и преподаватели для работы с контентом

Step 3

В CRM импортирована база учеников

До этого база учеников велась в EXCEL

Текущая работа с платформой
 

Administrators

Работа с базой клиентов

 

CRM

В базе контактов в CRM хранятся данные по ученикам и их родителям. Благодаря дополнительным полям администратор может фильтровать контакты по различным параметрам
 

Карточка контакта

На карточке контакта в CRM автоматически собирается вся информация по ученику. Статус оплаты, прогресс обучения, история переписки, заметки и другая полезная для работы информация

Проверка посещаемости

 

Отметка посещаемости

Перед началом каждого урока администратор заходит в аудиторию для проверки посещаемости. Отметки заносятся прямо на месте через смартфон
 

Автоматическое начисление ЗП преподавателю

При отметке первого ученика занятие считается состоявшимся, что влечет за собой начисление заработной платы преподавателю

Учительская

 
Администратор имеет доступ к учительской. В ней он видит всех подключенных преподавателей и их курсы. Здесь он может подключить нового преподавателя, а также проконтролировать начисленные ЗП и количество непроверенных ДЗ

Прием оплаты за обучение

Платформа предоставляет админстратору целый раз инструментов для приема оплаты за обучение

 

Оплата частями

Менеджер может разбить платеж на несколько частей и задать периодичность оплат. КЛиенто может оплатить по графику онлайн
 

Оплата онлайн

Часть курсов выставлена на сайте школы и ученики могут оплатить обучение онлайн
 

Оплата наличными

Часть учеников оплачивает обучение прямо в школе на стойке администратора. Такие платежи администратор вносит в CRM вручную
 

Ссылка на оплату

При необходимости администратор может сформировать ссылку на оплату счета и выслать ее ученику. Оплатить такой счет можно онлайн.

Зарплатные проекты преподавателей

Механизм начисления сделной оплаты проподавателям за проведенные уроки

 

Базовая ставка

Для каждого преподавателя в системе указана его базовая ставка
 
В момент проверки посещаемости система автоматически отмечает урок проведенным и начисляет базовую ставку на лицевой счет преподавателя
 

Выплаты

Раз в месяц происходит выплата заработной платы о чем админстратор делает отметку в зарплатном проекте преподавателя

Школьное расписание

Платформа позволяет учитывать вместимость аудиторий при формировании учебных групп

 

Аудитории

Для каждой аудитории указывается количество посадочных мест
 

Школьное расписание

При работе с расписанием администраторы создают Курсы в которых указывают даты и время проведения уроков и аудиторию в которой они будут проходить. На основании введенных данных система формирует расписание занятий. Если в группе больше людей чем мест в аудитории, то система сигнализирует об этом администратору
 

Работа с расписанием

В расписании доступна информация по каждому уроку: название курса, название урока, преподавателей, посещаемость

Events

В школе часто проводятся различные мероприятия - мастер-классы, зимние и летние лагеря. Платформа позволяет организовать рассылку, предварительную регистрацию или оплату за участие в школьных мероприятиях

 

Рассылка приглашений

Администратор создает мероприятие и рассылает e-mail по базе учеников
 

Оплата или регистрация

Если мероприятие платное или требует предварительную регистрацию, то на главной странице мероприятия включается кнопка Оплатить или Зарегистрироваться
 
Список участников мероприятия формируется автоматически

Автоматизация

Платформа позволяет автоматизировать рутинные действия. За это отвечает специальный робот. Роботу было поручено две задачи

 

Звонки прогульщикам

Если, благодаря настроенному автодействию, система обнаруживает, что ученик пропустил два занятия, то на ответственного менеджера автоматически создается задача позвонить ученику и выяснить его настрой продолжать обучение. Результат звонка заносится в виде заметки в карточку контакта
 

Напоминания родителям об оплате

При оплате по графику полители получают уведомления на почту о необходимости внести оплату за обучение
 

Teachers

Учительская

 

Формирование обучающих материалов

В учительской преподаватель видит все распределенные на него администратором курсы со списками учеников. Таким образом преподавателю можно сосредоточиться на формировании учебного материала, не занимаясь административными вопросами. Проверка домашних заданий/тестов
 

Домашние задания

Выполненные домашние задания приходят на проверку преподавателю на почту. Он может поставить Зачет или Незачет, указав причину своей низкой оценки. Задание отправляется ученику на доработку
 

Начисленная ЗП

В учительской преподаватель видит какая сумма уже начислена ему за проведение уроков

Учебный процесс

В школе смешанный учебный процесс. Часть занятий проходит онлайн, а часть в аудиториях

 

Дистанционное обучение

Если занятие проходит онлайн перед занятием ученики получают письмо на текущий урок. В уроке помимо учебного материала и домашнего задания имеется ссылка на ZOOM-конференцию
 

Работа в аудиториях

Проводя занятие в классе, преподаватель просит учеников открыть страницу текущего урока, где они могут ознакомиться с дополнительными учебными материалами, заданием на урок, домашнее задание и ссылки на дополнительные материалы и т.п.
 

Комуникация преподавателя с учениками

В ходе урока ученики могут фиксировать в ленте урока свои вопросы и комментарии. Вся история сохраняется, что полезно и преподавателям и ученикам
 

Характеристики на учеников

По результатам обучения преподаватель пишет характеристику на ученика, которая сохраняется на карточке контакта в CRM
 

Кураторы

Платформа позволяет закрепить преподавателя за определенными учениками. В этом случае все выполненные домашние задания автоматически отправляются на проверку куратору

Права доступа преподавателей

Платформа предлагает два уровня доступа преподавателей к курсу

 

Head teacher

Adds and edits educational material, checks homework, invites teachers and sets up access rights for them

Teacher

Helps check homework, works within the granted access rights
 

Students

Несколько форматов обучения

 

Дистанционный курс

Многие ученики проходят обучение дистанционно. На платформе хранятся все учебные материалы. На странице каждого занятия администратор размещает ссылку на созвон ZOOM. Таким образом ученики и преподаватель находятся в едином информационном пространстве
 

Курс с работой в аудиториях

Перед началом урока ученики заходят на страницу текущего урока и знакомятся с учебными материалами. В ходе урока оставляются комментарии и вопросы к уроку. После урока в ленте к уроку пишет преподаватель
 

Одноразовые онлайн-мероприятия

Часто школа проводит однодневные мероприятия. Это могут быть лекции приглашенных преподавателей, совместный просмотр мультфильмов и т.п. На такие мероприятия ученики записываются заранее. Админстратор создает на платформе мероприятие и рассылает приглашения по базе учеников

В итоге

В ходе внедрения решения были успешно объединены в единую систему 4 типа пользователей - администраторы, преподаватели, ученики и их родители.

Это дало экономию времени и дало точку роста, так как в ближайшее время планируется открытие филиалов.

Все данные теперь находятся в единой системе. Бизнес-процессы понятны для исполнителей и подконтрольны руководству.

 
The platform covered about 90% of the business processes of our educational project. The interaction between administrators, teachers and students has reached a whole new level.

Natalya Protsay

FOUNDER OF IT-UNIVER

Start now

Trial period is 1 month, no credit card required

Create an account