HISTES
Optimization of internal business processes in the company and processes of interaction with partners (educational institutions located in Europe and the CIS countries)
О компании
HISTES — Европейская Ассоциация вузов и преподавателей высшей школы. Она служит основой для единой международной социально-образовательной платформы, в рамках которой происходит регулярный обмен опытом и современными образовательными разработками, повышение квалификации, интенсивное взаимодействие и совместное развитие участников.
Вызов для бизнеса
Компании HISTES требовалось оптимизировать внутренние бизнес-процессы и взаимодействие с партнёрами — учебными заведениями, расположенными в Европе и странах СНГ. Основной задачей было создание удобного и эффективного процесса подачи заявок на поступление студентов в европейские вузы. Это включало обработку заявок, ведение переписки с заявителями, формирование документов и публикацию их в личном кабинете клиента.
Решение
Онбординг
Для каждого сегмента разработан индивидуальный путь регистрации («туннель»). Представители вузов заполняли анкету вуза, а студенты — анкету с пожеланиями по специальностям и странам обучения. Это помогло улучшить первый опыт взаимодействия пользователей с платформой.
База контактов
Контактная база формировалась двумя способами: автоматически при регистрации пользователей и вручную менеджерами. Благодаря единой базе взаимодействие между вузами и соискателями стало проще и прозрачнее.
Сегментация
Для упрощения работы с клиентами и партнёрами была сегментирована база контактов. Основные сегменты — вузы и будущие студенты. Это позволило более точно настраивать процессы взаимодействия и автоматизации.
Документы
Инструмент «Документы» обеспечил централизованное управление заявками. Ответственный менеджер получал заявку от студента, связывался с вузом для уточнения деталей и отправлял подтверждённый пакет документов студенту через личный кабинет.
Новости
Рассылка новостей стала основным инструментом информирования студентов о новых предложениях от вузов, образовательных программах и другой полезной информации. Это поддерживало вовлечённость пользователей.
Списки участников
Каждому члену ассоциации предоставлена визитка компании с описанием деятельности, продуктов и услуг, вариантов сотрудничества и контактной информации. Это упростило поиск точек взаимодействия между вузами и студентами.
CRM
На основе встроенной CRM были оптимизированы внутренние и внешние бизнес-процессы. Менеджеры получили доступ к инструментам управления контактами, задачами и сделками, что ускорило обработку заявок.
База знаний
Инструмент «База знаний» объединил всю внутреннюю документацию — инструкции, стандарты и другую информацию. Разграничение прав доступа гарантировало, что менеджеры видят только ту информацию, которая им необходима для работы.
Результаты
Проект позволил HISTES комплексно решить задачи автоматизации, улучшить взаимодействие с партнёрами и студентами, а также повысить эффективность внутренних процессов. Платформа theCabinet обеспечила интеграцию ключевых процессов, включая управление заявками, рассылки и CRM, создав удобную экосистему для ассоциации.